Potřebujete zavést efektivní evidenci smluv, objednávek či došlých dokumentů a mít kompletní přehled o jejich pohybu a stavu on-line?

Chtěli byste mít k dispozici všechny firemní dokumenty přehledně na jednom místě?

S naším universálním aplikačním systémem AGENDAs budete mít všechny dokumenty k dispozici na jednom místě, i když dokumenty budou vznikat na různých místech, v různých agendách, tzn. budou různého typu, s jinými atributy, v rozdílném stavu zpracování atd.

Jednotné bezpečné úložiště

V oblasti pořizování, evidence a řízení zpracování dokumentů uvnitř i vně organizace nabízíme ucelené řešení nazvané aplikační systém AGENDAs, postavený na pevných základech universálního dokumentového systému IBM FileNet P8. Klíčovou vlastností tohoto systému je snadné a rychlé vyhledávání dokumentů dle jejich atributů (metadat) či dle obsahu (fulltextově).

S dokumenty pracovat snadno a přehledně

AGENDAs je otevřený systém jednotlivých agend sloužící k udržení přehledu o stavu, změnách a pohybu dokumentů v organizaci. Způsob pořízení, uložení, zpracování dokumentů každé agendy je přímo řízena definovanými strukturami a procesy pro příslušnou agendu. Každá agenda používá jednoduché a intuitivní nativní uživatelské rozhraní s navigační nabídkou po jednotlivých funkčních oblastech.

Zabezpečený přístup k dokumentům

Každá agenda využívá obecné vlastnosti systém IBM FileNet P8, který hlídá přístup k jednotlivým dokumentům na základě oprávnění a rolí uživatelů v systému (tvůrce dokumentu, připomínkovatel, manažer, schvalovatel apod.) a také umožňuje jejich další zpracování jako např. schvalování dokumentu, prodloužení platnosti, verzování dokumentu, archivaci apod.

Zpracování interních i externích dokumentů

Agendy mohou zpracovávat všechny typy dokumentů, které můžeme rozdělit dle způsobu vzniku na interní a externí. Typickými představiteli agendy zpracovávající interní dokumenty je vytváření a schvalování objednávek či žádanek, připomínkování a schvalování smluv či interních předpisů apod. Externí dokumenty nám naopak vznikají mimo firmu, které musíme přijmout, vytěžit, rozpoznat a přiřadit správné agendě k dalšímu zpracování.

Snadno začlenitelné do IT struktury

Obecně každá agenda může komunikovat a spolupracovat s dalšími vnitrofiremním systémy, typicky s ekonomickým systémem (ERP), elektronickou poštou, skladovým hospodářstvím apod. ale také s externími zdroji dat a informací jako např. veřejné rejstříky, internetové servery, úřady poskytované informace atd.

Systém AGENDAs umožňuje snadno a průběžně jednotlivé agendy upravovat a měnit dle aktuálních požadavků.

Schéma struktury jednotného uložiště se systémem AGENDAs

Leták AGENDAs ke stažení (PDF)